1. Pojmenujte, co má večer změnit
„Chceme, aby se lidé bavili“ nestačí. Firma může potřebovat poděkovat po těžkém roce, propojit dvě oddělení, oslavit výročí nebo představit nový směr. Každý z těchto cílů vede k jiné energii. Pro poděkování bývá vhodný svět, ve kterém je host opečovávaný. Pro spojení týmů potřebujete drobné společné situace, ale ne povinné soutěžení.
Napište si jednu větu: Po tomto večeru by měli hosté říct… Pokud ji tým nedokáže dokončit stejně, ještě není čas vybírat téma.
2. Podívejte se na hosty bez iluzí
Rozhoduje věk jen částečně. Důležitější je, zda se lidé znají, jestli přijdou s partnery, jak moc jsou zvyklí vystupovat před ostatními a zda jde o výrobu, obchod, vedení nebo smíšený tým. U zdrženlivější skupiny fungují paralelní aktivity a roamingové postavy. U energického týmu lze postavit výraznější hru nebo společné finále.
3. Nechte promluvit prostor
Historický sál unese salon, karneval nebo filmovou premiéru. Industriální hala může být nádražím, backstage nebo laboratoří. Členitý hotel se hodí pro objevování několika světů. Nízký strop, pevný mobiliář a dlouhá cesta mezi sálem a cateringem jsou produkční fakta, která nelze přemalovat moodboardem.
Před potvrzením tématu projděte příchod hosta, odložení kabátu, první nápoj, přesun k programu, jídlo a odchod. Pokud se příběh rozpadá už na této trase, je příliš komplikovaný.
4. Rozdělte rozpočet podle účinku
Nejdřív investujte do toho, co vidí a zažije většina hostů: světlo, vstup, zvuk, hlavní obraz prostoru a kvalitní vedení večera. Až potom do množství drobných dekorací. Jeden dobře postavený vstupní moment a tři skutečně funkční situace mají větší účinek než dvacet nesouvisejících rekvizit.
Tři produkční úrovně
- Lehký motiv: vizuál pozvánky, světlo, hudba a několik aktivit. Vhodné pro menší rozpočet nebo krátký termín.
- Tematický večer: jednotný příchod, scénografie, moderace, program a gastronomie.
- Imerzivní svět: hosté vstupují do děje, postavy reagují, prostor se proměňuje a večer má několik kapitol.
5. Otestujte téma pěti otázkami
- Je během dvaceti sekund jasné, do jakého světa host vstoupil?
- Nabízí téma něco i člověku, který se nechce převlékat ani soutěžit?
- Dokáže fungovat nejméně tři hodiny, nejen při příchodu?
- Má smysluplnou vazbu na cíl akce nebo firmu?
- Lze jej v daném prostoru bezpečně a plynule provozovat?
Pokud odpověď třikrát zní ne, změňte provedení nebo téma. Je to levnější před objednáním dekorací než týden před akcí.